Zoals sommigen weten draaien wij als gezin (mijn man, onze kids en ik) zo af en toe als vrijwilliger een huis. In dit huis kunnen gasten na reservering overnachten, slapen op een slaapzaal, wandelen in de natuur, genieten, een gezellige tijd hebben. Dit keer een blog over een overmachtssituatie daar.

Eerst iets over hoe ons vrijwilligersbaantje werkt, we weten vooraf altijd welk weekend we dienst hebben. Op de woensdag voor het te draaien weekend krijgen we per mail te horen hoeveel gasten er zullen zijn. Ter plekke lees je hoeveel gasten er precies komen. In het huis is plek voor vierenveertig mensen.

Voor het weekend waar dit blog over gaat waren er op woensdag veertien gasten bekend, op vrijdag bij aankomst in het huis negenentwintig, met ons erbij dus drieendertig mensen. We verdelen dan voor onszelf de gasten alvast over de slaapzalen, en houden rekening met het feit dat mensen graag toch wat privacy hebben.

De eerste gasten kwamen, kregen een rondleiding en hun slaapplek toegewezen. De volgende gasten stonden niet op de aanmeldingslijst. Oeps. Tot zover nog geen uitdaging, er was toch nog wel plek voor vier mensen. Maar….. Zij vertelden dat ze met een groep van dertig zouden komen, waarvoor we dus geen plek hadden! Zij zeiden wel aangemeld te zijn.

Omdat wij als vrijwilligers enkel het aantal en de namen doorkrijgen, konden we hier natuurlijk niets over zeggen.

Even later kwamen de volgende mensen van hun groep, en deze mensen waren er duidelijk niet blij mee! “Fout van organisatie”, “jullie lossen het maar op”. Ook het feit dat voor ons de mensen op onze lijst voorgingen, schoot in het verkeerde keelgat. Zij moesten schikken terwijl ze er wel waren en anderen nog niet. De uitleg van ons “wij gaan uit van onze lijst” werd niet echt gewaardeerd. “Extra kosten als we elders moeten slapen zijn voor de organisatie”.

Ondertussen kwamen ook andere gasten aan, zowel van deze groep, als gasten die wel op onze lijst stonden.

Na een tijdje bleek de fout bij de groep gasten te liggen! Zij waren een week te vroeg, hadden in principe het volgende weekend geboekt. Tja….

Hierna werd het samen kijken naar oplossingen makkelijker, en waren de mensen blij met de door ons aangereikte opties. Het werd (uiteraard) voor iedereen een mooi weekend!

##

Waarom dit blog?? Om jou te prikkelen voor jezelf te bedenken wat jij gedaan had, zowel als gast als vanuit de rol als vrijwilliger.

Gelukkig liggen mijn man en ik hierin volledig op één lijn; waardoor het ook komt, we kijken naar hoe we iedereen kunnen laten slapen, we kijken naar de feiten zoals ze zijn. Er is voor ons geen verandering ontstaan toen we wisten waar de fout lag, we bleven kijken naar hoe het wél kon.

Deze gasten waren erg coöperatief toen bleek dat de fout bij hen lag, en bedankten ons de dag erna voor de samenwerking.

Zelf vraag ik me echter af hoe deze gasten zouden hebben gereageerd wanneer de fout wel bij de organisatie had gelegen. Was het dan ook gelukt om in samenwerking tot een oplossing te komen??

Was het dan ook gelukt om te kiezen voor rust in plaats van te kiezen voor hun gelijk??

Was het elke vrijwilliger gelukt om rustig te blijven, zowel toen nog onduidelijk was waar de fout lag als daarna? Was elke vrijwilliger rustig gebleven bij de uitspraken van de groep?

En dan natuurlijk de vraag; kun jij soms je gelijk laten liggen om daarmee wel in de rust te blijven?

Liefs,
Nicole